De BTW-aangifte is voor veel ondernemers een terugkerende bron van stress. Een kleine fout kan leiden tot een naheffing, een boete of een onaangename brief van de Belastingdienst. Bij Finance of Tomorrow zien wij als administratiekantoor in Rotterdam regelmatig dezelfde fouten terugkomen — bij ZZP’ers en MKB’ers. In dit artikel zetten wij de tien meest voorkomende fouten op een rij, zodat u ze voortaan kunt vermijden.
1. Verkeerd BTW-tarief toepassen
Nederland kent drie BTW-tarieven: 21% (standaard), 9% (verlaagd, voor o.a. voedsel, geneesmiddelen en boeken) en 0% (voor o.a. export). Een veelgemaakte fout is het toepassen van 21% waar 9% geldt, of omgekeerd. Controleer bij twijfel altijd de BTW-tarievenpagina van de Belastingdienst.
2. Privégebruik van zakelijke goederen niet opgeven
Gebruikt u een zakelijke auto, laptop of telefoon ook privé? Dan moet u over dat privégebruik BTW afdragen. Dit wordt de correctie privégebruik genoemd. Vergeet u dit op te geven, dan loopt u het risico op een naheffing bij een boekenonderzoek.
3. BTW op niet-aftrekbare kosten terugvragen
Niet alle BTW op zakelijke kosten is aftrekbaar. Representatiekosten zoals restaurants en relatiegeschenken zijn maar beperkt aftrekbaar. BTW op personeelsfeesten of boetes is helemaal niet aftrekbaar. Vraagt u toch die BTW terug, dan corrigeert de Belastingdienst dit — inclusief rente.
4. Facturen niet op tijd verwerken
BTW moet worden aangegeven in het tijdvak waarin de factuur is uitgeschreven, niet wanneer deze is betaald. Facturen die te laat worden ingeboekt, zorgen voor onjuiste aangiften over meerdere periodes. Dit valt op bij een controle.
5. Vergeten aangifte te doen (nihilaangifte)
Heeft u in een kwartaal geen omzet gemaakt? Dan bent u toch verplicht aangifte te doen — een zogeheten nihilaangifte. Doet u dat niet, dan krijgt u automatisch een boete opgelegd. De Belastingdienst accepteert geen “maar ik had niets te melden” als excuus.
6. Intracommunautaire leveringen verkeerd aangeven
Doet u zaken met bedrijven in andere EU-landen? Dan gelden specifieke regels voor BTW. Leveringen aan BTW-plichtige bedrijven buiten Nederland maar binnen de EU zijn in principe met 0% belast — maar u moet het BTW-nummer van de klant controleren en de levering juist administreren in de Opgaaf ICP.
7. De KOR niet correct toepassen
Bent u aangemeld voor de Kleineondernemersregeling (KOR)? Dan brengt u geen BTW in rekening en vraagt u ook geen BTW terug. Toch zien wij regelmatig dat ondernemers na aanmelding voor de KOR nog BTW-facturen versturen of BTW terugvragen — wat niet mag. Lees meer over de KOR-regeling en wanneer die voor u loont.
8. Creditnota’s vergeten te verwerken
Stuurt u een creditnota aan een klant, of ontvangt u er één van een leverancier? Dan heeft dat gevolgen voor uw BTW-aangifte. Creditnota’s worden door veel ondernemers niet of te laat verwerkt, wat leidt tot fouten in de aangifte.
9. Buitenlandse BTW op Europese aankopen vergeten
Koopt u digitale diensten of software in bij buitenlandse leveranciers (zoals Google, Adobe of Meta)? Dan bent u als ondernemer verplicht de BTW via de verleggingsregeling zelf aan te geven. Deze BTW staat niet op de factuur van de leverancier, maar moet u zelf berekenen en aangeven in uw BTW-aangifte.
10. De aangifte te laat indienen
De deadline voor de kwartaalaangifte is één maand na afloop van het kwartaal (dus 30 april, 31 juli, 31 oktober en 31 januari). Bij te late indiening volgt automatisch een verzuimboete van €68, oplopend tot €136 bij herhaling. Bij te late betaling komt daar nog verzuimrente bij.
Laat uw BTW-aangifte foutloos verzorgen
BTW-aangifte klinkt eenvoudig, maar de praktijk laat zien dat er veel mis kan gaan. Bij Finance of Tomorrow verzorgen wij uw BTW-aangiften volledig, tijdig en foutloos — als onderdeel van ons vaste boekhoudpakket of als losse dienst. Zo heeft u nooit meer zorgen over naheffingen of boetes.